El poder de la voz: su mejor herramienta para conseguir respeto y transmitirlo

Casi siempre estamos hablando de comunicación corporativa, sin embargo, en las clases también impartimos seminarios de comunicación personal. Este punto reconozco que lo tenemos un poco olvidado en este blog y todas las herramientas de comunicación se engarzan en una tela de araña.

He encontrado un artículo por la Red que me ha parecido interesante y me permito la libertad de reproducirlo. Se trata de un artículo de Dave Jensen que se publica en Universia

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Sé lo importante que es el teléfono porque es mi eterno acompañante. Literalmente, apenas consigo despegármelo de la oreja. Aunque puede llegar a ser realmente tedioso, también tiene una ventaja. Cualquiera que utilice mucho el teléfono, aprende a escuchar realmente bien. Al igual que los ciegos desarrollan otros sentidos, mi oído se beneficia enormemente de esta mi dependencia del teléfono. Sin embargo, hasta hace poco no me daba cuenta de que, a menudo, me veo influido, subconscientemente, por el sonido de otras voces, y de que algunas personas saben cómo sacarle partido a este hecho. Los mejores buscadores de empleo saben que, cara el éxito, “sonar bien” es igual de importante que las palabras que se escogen para transmitir el mensaje en cuestión.

Hace unas dos semanas, un ocupado viernes por la tarde, estaba en mi despacho cuando recibí otra llamada telefónica. Todos mis compañeros se habían marchado ya, al toque de las cinco campanadas, así que ahí quedaba yo, haciendo de recepcionista, saltando de una a otra línea telefónica cada dos minutos. Odio decirle a un cliente que espere mientras que atiendo a otra llamada, pero por alguna razón en esa ocasión hice precisamente eso. El que llamaba era un caballero con un marcado acento asiático y unos modales muy profesionales y corteses. Con un tono precipitado, le expliqué que estaba hablando con alguien en otra línea y le pregunté si podía ponerse en contacto con él alguien de la oficina el lunes siguiente.

Y sin embargo, me encontré devolviéndole la llamada yo mismo diez minutos más tarde.

¿Qué caracterizó a ese brevísimo diálogo que me hizo llamarle tan pronto terminé mi otra conversación? No fueron únicamente las palabras que empleó, aunque sin duda, éstas ayudaron: se notaba que había reflexionado acerca de que decirme antes de marcar mi número. (Consideré el transcribir nuestro minuto de conversación en este artículo, pero en papel no se diferencia nada de cualquier otra conversación de negocios).

Mi respuesta a su llamada tuvo, en último término, algo que ver con el tono de su voz. No sé cómo describirlo. Las notas que apunté durante nuestra conversación hacían hincapié en el hecho de que mi interlocutor “sonaba muy profesional” y que “parecía ser el tipo de persona que se merecía una respuesta particularmente educada”. Casi desistí de mi idea de escribir este artículo porque empecé a pensar que no había relación alguna entre estas impresiones generales y el hecho de que hubiese optado por responder al caballero de la llamada… ¡Casualidades de la vida!

Sin embargo, a lo largo de la siguiente semana, viví por lo menos otras seis situaciones en las que me vi influido o bien muy positivamente o muy negativamente únicamente por el tono de voz de mi interlocutor y por sus dos primeras frases. Sabía que había algo aquí que era mucho más difícil de determinar y definir que otras herramientas para la búsqueda de empleo. ¿Cómo era posible que pudiese desarrollar un respeto inmediato por alguien con el que sólo había hablado unos instantes?

Elementos clave para transmitir respeto por vía telefónica

En todas las situaciones que he analizado desde que comencé a darme cuenta de estas decisiones subconscientes, he descubierto que el interlocutor siempre consigue o despertar mi interés o bien hacerme desconectar por completo en los primeros dos minutos. Nunca lo hubiese admitido de no haber estudiado un poco el tema y descubierto que no soy el único que piensa de este modo. Rene Grant-Williams, autor de la excelente obra Voice Power (Amacom, 2002), se refiere a esta decisión subconsciente como “la brecha que separa el que la gente simplemente oiga tus pensamientos y el que, de hecho, los recuerde y luego actúe en función de ellos”.

Son dos los elementos que determinarán su credibilidad y respeto al teléfono: el mensaje y su envoltorio.

Elemento #1, el mensaje: si la actividad telefónica que le preocupa es la típica llamada telefónica a un posible contacto, entonces ya será consciente de lo importante que es transmitir el mensaje adecuado. No puede llamar, por ejemplo, a un director de personal, y pedirle directamente un trabajo. Obtendrá lo que yo llamo siempre “el rebote a RH”. (Esto es lo que sucede cuando pregunta: ¿Habría alguna vacante?, y su interlocutor al otro lado de la línea le transfiere la llamada al departamento de Recursos Humanos.) Su mensaje tiene que ser desarrollado cuidadosamente teniendo en cuenta el objetivo específico de la llamada.

Dado que ya hay un número considerable de buenos artículos en Next Wave que versan sobre cómo ayudarle a desarrollar el mensaje adecuado si su finalidad es el networking (o establecimiento de redes de contactos), no repetiré aquí esa información. Sin embargo, mencionaré algunos puntos específicos que, por su grado de importancia, vale la pena volver a resaltar una vez más:

  • Tenga el mensaje que quiere transmitir escrito y preparado con antelación. Incluso el cazatalentos más experimentado tiene un guión a mano para todas y cada una de las “emocionantes oportunidades laborales” sobre las que pide información. Si desea preguntarle a la persona con la que va a hablar qué responsabilidades tiene en el trabajo o si le puede dar el nombre de alguien de su gremio con el que ponerse en contacto, tenga esa pregunta escrita delante de usted. No permita que se le olvide.
  • Sepa cuál es su objetivo antes de llamar. La gente aprecia que las personas con las que hablan por teléfono sepan qué es lo que pretenden con su llamada porque esto ayuda a que fluya la conversación. Una persona con objetivos claros transmite respeto.
  • Que la llamada no dure más de cinco minutos. No trate de ponerse contacto con una persona ocupada y pretenda, a priori, robarle quince o veinte minutos de su mañana. Sea cual fuere el objetivo de su llamada, debe proponerse lograrlo en cinco minutos o menos. No se ofenda si sólo obtiene sesenta segundos del tiempo de su interlocutor y siéntase todo un afortunado si consigue algo más que los cinco minutos habituales.

Elemento #2, el envoltorio: éste es el elemento que tiene una mayor repercusión en el nivel subconsciente. Viene a ser, básicamente, el sonido de su voz y esas pocas frases que pronunciaría para establecer su profesionalidad. Es lo que distingue una llamada ganadora de otra considerada “un incordio”. He aquí unos cuantos consejos:

  • Comience sus llamadas telefónicas con una pregunta inicial cortés. “¿Dispone de unos instantes para que le haga una breve consulta, o le pillo en un mal momento?” funciona muy bien. Esta introducción focaliza la atención de su interlocutor sobre su mensaje ya que ha mostrado un respeto por su tiempo.
  • Hable sin miedo y exprésese con confianza. Muchos científicos son callados y reservados y les altera tener que hacer una llamada telefónica a un desconocido. El tono, el volumen y la entonación de su voz le indican a la persona al otro lado de la línea, a un nivel subconsciente, su grado de comodidad y el tipo de respuesta que se merecen sus preguntas. Deje sus temores a un lado y concéntrese en el sonido de su voz.
  • Haga pausas frecuentes para invitar a la respuesta. ¡Pero que sean naturales! No altere el tono de su conversación, convirtiendo afirmaciones en oraciones interrogativas, en momentos inadecuados.
  • Adapte el ritmo de su habla al estilo conversacional de su interlocutor. Si está hablando con una persona lenta y pensativa, no le atragante haciéndole escuchar su mensaje en veinte segundos. Ajuste su ritmo en función de su interlocutor.

Una herramienta que empleamos cuando no podemos establecer una comunicación real

Nadie que utiliza mucho el teléfono opina que éste constituye la única vía posible de comunicación. El teléfono es sólo una muleta: un objeto del que se vale la empresa en situaciones en las que la comunicación real, cara a cara, no es posible. Lamentablemente para el buscador de empleo, cada vez es menos habitual tener conversaciones cara a cara sin antes tener que pasar por el anillo de una conversación telefónica exitosa.

Podemos estar hablando de una llamada a un posible contacto o de una entrevista telefónica. Cualquiera que sea el escenario comunicativo, si se concentra en presentar un mensaje claro y consistente en un envoltorio “que suene profesional”, no me cabe duda de que pasará a la siguiente “fase”, cualquiera que ésta sea.

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1 comentario en “El poder de la voz: su mejor herramienta para conseguir respeto y transmitirlo”

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