Sobre la organización de eventos

En el proyecto final de la asignatura, uno de los problemas a los que deben enfrentarse los alumnos es la organización de un evento. Algunos ya me han hecho preguntas sobre el citado proyecto final y sus características.

Pues vamos a adelantarnos y facilitar un poco la labor de documentación. Que al fin y al cabo, de eso se trata este blog. En el blog «Servicios de Comunicación» publican un extracto de la revista comunicación y RRPP sobre este tema. Considero que puede ser de ayuda y orientación:

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Un evento es un acto de comunicación que se celebra “en vivo y en directo”. Y aquí es donde, precisamente, radica su principal complejidad. Hemos pedido a diversos profesionales del sector que identifiquen cuáles son los principales problemas que se suelen plantear durante la organización y ejecución de un evento, y sus correspondientes soluciones. Este es el resultado.

El objetivo principal de la empresa organizadora de eventos es conseguir la ausencia de problemas, tanto en la planificación como a lo largo de la ejecución del evento. “Es evidente que cuanto mejor sea la labor de estudio y organización, menor es la posibilidad de que se presenten problemas. A pesar de que este trabajo esté bien hecho, es inevitable encontrarse con algunos inconvenientes, en la mayoría de los casos, derivados de otros tantos imprevistos”, afirma Mª Carmen Osuna, responsable de producción de Animadamente (Grupo Animatur).

En opinión de Osuna, un hecho determinante es que el evento se realiza en directo, lo que hace que el tiempo de resolución de imprevistos sea mínimo. “Es importante, por tanto, aplicar el mayor valor de un buen organizador: la prevención. Esto supone que hasta los imprevistos deben estar previstos. Es necesario, por ejemplo, prever elementos, lugares y personal de sustitución, lo que facilitará dar una respuesta inmediata a cualquier eventualidad”.

En línea con la opinión anterior, Irma Arroyo, directora de marketing y ventas de SCP, considera que los eventos son actos de comunicación en vivo, lo que conlleva un mayor riesgo. “El no poder corregir errores cuando las cosas no salen como estaban previstas, las modificaciones y cambios de última hora, son aspectos problemáticos durante la celebración de un evento”.

La planificación, según Arroyo, es el antídoto perfecto para prevenir cualquier tipo de problemas. “Una idea mediocre bien producida puede significar un evento eficaz muy aceptable, mientras que una idea brillante mal producida puede tener consecuencias desastrosas en la imagen de la compañía y sus objetivos. La planificación es pues necesaria para controlar el riesgo.

Clarificar objetivos

Aclarar en todos los detalles cuál es el objetivo del cliente es el punto de partida para que el evento se desarrolle sin problemas. A este respecto, Valeria Knop Muszunski, directora de eventos de For Fun Events, afirma: “Muchas veces los clientes llegan desorientados. Conseguir una buena sintonía con él y ayudarle a aclarar puntos nos facilitará nuestra labor posterior. Aclarar con el cliente los puntos básicos del evento: tipo de público, qué es lo que pretendemos con el evento, de qué presupuesto disponemos, cuál es la imagen de la empresa… En el momento que ayudamos a nuestro cliente a aclarar estos puntos, tenemos una importantísima parte del trabajo hecha y nos evita problemas posteriores”.

Mª Carmen Osuna (Animadamente) cree que hay que dedicar mucho tiempo mucho tiempo a clarificar con todo detalle el efecto y los resultados esperados: “En este proceso, el organizador debe realizar una labor de asesoría en base a su experiencia para modificar o matizar los aspectos que considere necesarios y que siempre van encaminados a la mejora de resultados”.

La medición de resultados es una de las cuestiones importantes a tratar con el cliente. Según Juan Antonio de la Fuente Barroso, socio director de Ágora Comunicación, “los clientes ya no demandan eventos creativos; lo que quieren por encima de cualquier otra cosa son eventos efectivos. Hacia ahí se está moviendo el sector. Y es un aspecto más que relevante ya que, si no justificamos la inversión con resultados medibles, las partidas destinadas por los departamentos de marketing a la organización de eventos se irán rediciendo paulatinamente”.

Irma Arroyo (SCP) defiende “la importancia de hacer valorar a nuestros clientes la creatividad en los eventos, importante elemento diferenciador que tiene un valor no siempre respetado. Y, en esta misma línea, un punto crucial a destacar es el del presupuesto. Los precios bajos son enemigos de un buen resultado. El bajo precio conlleva un gran riesgo para un eventos que se celebra en directo”.

Para Valeria Knop (For Fun Events), “a nivel meramente organizativo, pienso que un problema importante ante el que nos encontramos muchas veces son los tiempos. Lamentablemente muchos proveedores se eternizan a la hora de enviar un presupuesto para servicios sencillos. Personalmente valoro mucho la rapidez”. Y añade: “Contar con una buena agenda de proveedores es imprescindible para el organizador de eventos. Tener todos aquellos contactos a los que podamos acudir, no importa la hora ni el tiempo de que dispongamos, es un seguro para nuestro evento”.

Aclarar en todos los detalles cuál es el objetivo del cliente es el punto de partida para que el evento se desarrolle sin problemas. A este respecto, Valeria Knop Muszunski, directora de eventos de For Fun Events, afirma: “Muchas veces los clientes llegan desorientados. Conseguir una buena sintonía con él y ayudarle a aclarar puntos nos facilitará nuestra labor posterior. Aclarar con el cliente los puntos básicos del evento: tipo de público, qué es lo que pretendemos con el evento, de qué presupuesto disponemos, cuál es la imagen de la empresa… En el momento que ayudamos a nuestro cliente a aclarar estos puntos, tenemos una importantísima parte del trabajo hecha y nos evita problemas posteriores”.

Mª Carmen Osuna (Animadamente) cree que hay que dedicar mucho tiempo mucho tiempo a clarificar con todo detalle el efecto y los resultados esperados: “En este proceso, el organizador debe realizar una labor de asesoría en base a su experiencia para modificar o matizar los aspectos que considere necesarios y que siempre van encaminados a la mejora de resultados”.

La medición de resultados es una de las cuestiones importantes a tratar con el cliente. Según Juan Antonio de la Fuente Barroso, socio director de Ágora Comunicación, “los clientes ya no demandan eventos creativos; lo que quieren por encima de cualquier otra cosa son eventos efectivos. Hacia ahí se está moviendo el sector. Y es un aspecto más que relevante ya que, si no justificamos la inversión con resultados medibles, las partidas destinadas por los departamentos de marketing a la organización de eventos se irán rediciendo paulatinamente”.

Irma Arroyo (SCP) defiende “la importancia de hacer valorar a nuestros clientes la creatividad en los eventos, importante elemento diferenciador que tiene un valor no siempre respetado. Y, en esta misma línea, un punto crucial a destacar es el del presupuesto. Los precios bajos son enemigos de un buen resultado. El bajo precio conlleva un gran riesgo para un eventos que se celebra en directo”.

Para Valeria Knop (For Fun Events), “a nivel meramente organizativo, pienso que un problema importante ante el que nos encontramos muchas veces son los tiempos. Lamentablemente muchos proveedores se eternizan a la hora de enviar un presupuesto para servicios sencillos. Personalmente valoro mucho la rapidez”. Y añade: “Contar con una buena agenda de proveedores es imprescindible para el organizador de eventos. Tener todos aquellos contactos a los que podamos acudir, no importa la hora ni el tiempo de que dispongamos, es un seguro para nuestro evento”.

Celebración del evento

La celebración del evento puede traer consigo un gran número de contratiempos y problemas. Los expertos consultados para este reportaje han identificado los siguientes:

. La ubicación del evento. Para Mª Carmen Osuna (Animadamente), “el ocasiones el lugar de celebración presenta problemas de dimensiones, iluminación, servicios complementarios… Sin embargo, dado que el lugar se conoce siempre previamente, tenemos la posibilidad de resolver cualquier inconveniente hasta ajustarlo a las necesidades del evento. Así, no es frecuente que el lugar, por sí mismo, ocasione problemas durante la realización del acto”.
Juan Antonio de la Fuente (Ágora Comunicación) estima que “España es uno de los principales destinos escogidos para la celebración de congresos y encuentros internacionales, y lo es por la cantidad y la calidad de escenarios existentes. Con un abanico tan amplio, la dificultad radica en decantarnos por uno u otro. Un buen organizador de eventos debe, por tanto, conocer en profundidad todas las posibilidades existentes, y decantarse, no por el más grande o el más bonito, sino por el que mejor se ajuste a la filosofía de la marca o producto promocionados y las necesidades de ese evento en concreto”.

. Meteorología. “En eventos al aire libre, el clima puede ser determinante, por lo que es necesario prever alternativas de lugares”, aconseja Mª Carmen Osuna (Animadamente).

. El catering.  Según Valeria Knop (For Fun Events), “controlar calidad, cantidad y servicio es fundamental. A la hora de comenzar a trabajar con un nuevo catering, desde For Fun Events realizamos distintas visitas a servicios reales. Las degustaciones personalizadas no nos atraen especialmente; no hay mejor forma de ver un catering que en un evento real”.

. Azafatas. “La profesionalidad de las azafatas es también importante. Saber qué tipo de azafata necesitamos para cada ocasión y contar con un equipo verdaderamente profesional, nos evitará el encontrarnos con el “me tengo que ir” o “en la agencia no me avisaron”, explica Valeria Knop.

. El factor tecnológico. Para Juan Antonio de la Fuente (Ágora Comunicación), “la tecnología es útil cuando aporta soluciones, cuando facilita las cosas, no cuando las complica. Hay que contar con un personal cualificado que garantice un montaje y funcionamiento perfecto. De todos modos, y para ahorrarnos disgustos, sólo empleamos recursos tecnológicos fuera de lo normal cuando es realmente necesario, cuando lo demanda el mensaje que queremos transmitir”.

Respecto a los proveedores de medios audiovisuales, Valeria Knop (For Fun Events) afirma: “Valoramos con especial interés la capacidad de reacción y previsión. Los imprevistos han de estar siempre previstos. Siempre contamos con material de repuesto”.

Irma Arroyo (SCP) considera que tener una buena infraestructura tecnológica supone un importante factor diferenciador: “Cuando una empresa cuenta con sus propios equipos tecnológicos controla su estado en cada momento; además, una mala decisión a la hora de seleccionar la tecnología adecuada a las circunstancias del evento puede llevarnos al fracaso”.

. Conferenciantes. Los eventos centrados en la intervención de un conferenciante presentan una complejidad más concreta. En Thinking Heads señalan: “seleccionar al ponente que mejor se adapte a las características y objetivos del acto que organiza una empresa no es tarea fácil. El comunicador ideal para una audiencia determinada puede no serlo para otra. Asi que lo realmente decisivo no es la calidad del profesional, que se presupone a todos ellos, sino su idoneidad para ese público y ese evento”.

“Si el conferenciante no es una autoridad en la materia ––añaden el la agencia de conferenciantes— será incapaz de convencer a la audiencia. Si no son genuinos, fieles a sí mismos, el público no va a notar. ¿Una solución? Exija currículo, referencias y vídeos y, a ser posible, concierte una cita con el ponente para expresarle claramente qué es lo que se espera de él. De esta manera el matching será perfecto”.

Mayte González-Gil, directora general de PowerAxle Consejeros de Comunicación, identifica cinco de los problemas más habituales que se suelen producir en un evento, así como la manera de solucionarlos. Son los siguientes:

1. El portavoz no puede asistir. En el caso de que se trate de un simple retraso, se cambiará en orden de la agenda, de tal forma que la audiencia no note la ausencia del portavoz. Es importante tener un plan B por si el portavoz no pudiera asistir definitivamente al evento: o bien otra persona de las que participan en el evento se prepara esa misma presentación, o bien se busca un tema alternativo que presentar con el fin de completar el tiempo que se había establecido para la presentación del portavoz ausente.

2. Climatología. Es del todo imposible prever el tiempo que va a hacer a la hora de llevar a cabo un evento. Por ello es imprescindible, al igual que en el caso anterior, un plan B, como puede ser tener preparado un emplazamiento cubierto alternativo en el caso de que el evento tuviera lugar al aire libre.

3. Gastos imprevistos. Cuando un cliente ha aprobado el presupuesto presentado para la realización de un evento, ya no se podrán incluir más gastos en el mismo. Es importante incluir en el presupuesto una partida de gastos imprevistos, con el fin de poder soportar gastos extras no contemplados inicialmente.

4. Plan de Actividades no aceptado. Es posible que las actividades planteadas para los asistentes no tenga la aceptación esperada por parte de los mismos y esto conlleve a una escasa participación. Es necesario plantear actividades alternativas para que los invitados elijan ellos mismos qué actividades desean realizar y así fomentar su participación.

5. Problemas de salud imprevistos. Los asistentes a un evento pueden abarcar edades muy diferentes y tener estados de salud muy diversos. En una capital o en mitad del campo, siempre es necesario tener disponible el teléfono del centro de salud más cercano al lugar donde se va a celebrar el evento.

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